Dữ liệu kinh doanh thường được lưu trữ trong văn phòng và phòng lưu trữ, trên đám mây, trong email hoặc được in ra… Dữ liệu này ngày càng nhiều và bạn cần có chiến lược để quản lý hiệu quả.

IDC đã dự đoán rằng, đến năm 2025, vùng phủ sóng dữ liệu toàn cầu sẽ đạt 175 zettabyte. Mặc dù vậy, hầu hết dữ liệu của công ty vẫn không có cấu trúc. Các doanh nghiệp vẫn phải vật lộn với việc quản lý dữ liệu tại nơi làm việc.

Trong một doanh nghiệp, quản lý dữ liệu nơi làm việc là một trong những hoạt động quan trọng nhất của bạn. Bài viết này sẽ giúp bạn giải quyết vấn đề này – và hướng dẫn bạn cách quản lý dữ liệu của mình đúng cách.

Quản lý sự đồng thuận: Những điều bạn cần biết

Đầu tiên, hãy chú ý đến cách bạn xử lý và lưu trữ dữ liệu. Với những thông tin nhạy cảm của khách hàng, bạn có nghĩa vụ bảo mật. Bạn cũng cần có sự đồng ý để lưu trữ hoặc sử dụng thông tin đó. Điều này không chỉ quan trọng đối với danh tiếng của doanh nghiệp. Bảo mật dữ liệu cũng giúp bạn tránh khỏi những rắc rối pháp lý lớn.

Có những điều bạn cần biết về quy trình quản lý sự đồng ý này. Ví dụ: các quy tắc và quy định khác nhau mà bạn cần áp dụng, tầm quan trọng của chúng và dữ liệu hữu ích về cách bạn có thể yêu cầu và tuân thủ các yêu cầu về sự đồng ý.

Bảo mật thông tin khách hàng là trách nhiệm của doanh nghiệp

Ở cấp độ cơ bản nhất, quản lý chấp thuận dữ liệu là làm cho khách hàng của bạn biết về cách bạn sẽ thu thập và sử dụng dữ liệu của mình. Người dùng có quyền quyết định đồng ý hay từ chối. Quản lý chấp thuận tuân thủ của doanh nghiệp bao gồm nhiều triển khai. Điều quan trọng nhất trong số đó là khuôn khổ của bạn cần đảm bảo rằng nó tuân thủ luật bảo mật dữ liệu hiện hành.

Ngày nay, không chỉ người dùng cuối mới yêu cầu quyền riêng tư và tính minh bạch của dữ liệu. Nghiên cứu cho thấy người tiêu dùng ngày nay rất cẩn thận. 87% số người được hỏi sẽ không kinh doanh với một công ty cung cấp dữ liệu nhạy cảm mà không xin phép.

Lưu trữ dữ liệu: lập kế hoạch quản lý dữ liệu cẩn thận

Quản lý dữ liệu tại nơi làm việc phụ thuộc rất nhiều vào nơi bạn sẽ đặt nó. Giả sử rằng bạn đã thực hiện tất cả các biện pháp cần thiết để có được sự đồng ý. Bạn đã thu thập được một số thông tin. Bạn lưu trữ nó ở đâu? Bộ lưu trữ của bạn có an toàn và dễ truy cập không? Nó sẽ giữ tất cả dữ liệu bạn có?

Bạn có hai tùy chọn cho việc này – bạn có thể giữ dữ liệu của mình bên trong công ty hoặc sử dụng hệ thống dựa trên đám mây. Nếu bạn quyết định giữ nó tại chỗ, bạn có thể chọn lưu trữ nó ở dạng vật lý, tức là tài liệu in hoặc trên ổ cứng tại chỗ.

Bạn cần chọn một giải pháp an toàn và dễ tiếp cận, đồng thời có kế hoạch dự phòng. Nhiều doanh nghiệp kết hợp các vị trí khác nhau để lưu trữ dữ liệu đó. Bạn có thể chọn một nền tảng đám mây uy tín để sao lưu dữ liệu của mình. Bạn cũng có thể cân nhắc lưu một số tài liệu ngoại tuyến ở một vị trí khác.

Ưu tiên bảo mật dữ liệu trước

Ngay cả khi khách hàng đồng ý cho phép bạn thu thập, lưu trữ và sử dụng dữ liệu, bạn có trách nhiệm giữ an toàn cho thông tin đó. Dữ liệu phải được bảo mật. Chính điều đó sẽ ảnh hưởng đến uy tín và sự sống còn của doanh nghiệp bạn.

Nếu bạn quyết định thu thập dữ liệu bao gồm thông tin cá nhân, chi tiết ngân hàng, v.v. Bạn cần ưu tiên bảo mật dữ liệu đó. Bất kể bạn lưu trữ nó ở đâu – ổ cứng vật lý hay ổ cứng ảo.

Một lựa chọn tốt cho việc này là mã hóa dữ liệu. Điều này sẽ đảm bảo rằng ngay cả khi hệ thống của bạn bị tấn công, dữ liệu vẫn được bảo mật. Tin tặc sẽ không thể mã hóa và đọc thông tin. 

Bảo mật dữ liệu ảnh hưởng trực tiếp đến uy tín của doanh nghiệp

Như đã nói, hãy đảm bảo đầu tư vào bảo mật nhiều lớp. Điều này bao gồm những gì?

Nó bao gồm xác thực đa yếu tố, tường lửa và phần mềm chống vi-rút. Và, tất nhiên, đừng quên đầu tư vào việc đào tạo bảo mật thường xuyên cho nhân viên của bạn. 

Bảo vệ chống mất dữ liệu

Đôi khi bạn cố gắng hết sức và tạo ra nhiều rào cản hơn để ngăn chặn tội phạm. Thật không may, họ luôn cố lấy dữ liệu của bạn. Ngay cả những doanh nghiệp giàu có và thành công nhất cũng từng là nạn nhân của các cuộc tấn công mạng.

Tuy nhiên, bạn đã nghĩ ra giải pháp nào trước nguy cơ bị hack dữ liệu nơi công sở chưa?

Giải pháp là sao lưu. Điều gì sẽ xảy ra nếu dữ liệu của bạn bị đánh cắp – hoặc thậm chí bị mất? Rõ ràng là bạn nên có cách để lấy lại dữ liệu đó. Sao lưu dữ liệu tự động trên đám mây. Ngoài ra, bạn cũng cần sao lưu trên các công cụ lưu trữ ngoài như ổ cứng hay USB…

Bảo trì thông minh: đặt lịch thường xuyên để quản lý dữ liệu

Các rủi ro tiềm ẩn đối với dữ liệu của bạn có thể tăng lên theo thời gian trừ khi bạn lên lịch bảo trì thường xuyên. Những thứ đã được bảo mật ngày hôm qua có thể rất dễ bị tổn thương ngày hôm nay. Nếu bạn muốn kiểm soát việc quản lý dữ liệu tại nơi làm việc của mình, bạn cần bảo trì hệ thống của mình đúng cách để phát hiện và loại bỏ mọi nguy cơ vi phạm.

Quản lý dữ liệu đòi hỏi rất nhiều chiến lược, công cụ và rất nhiều nỗ lực thay mặt bạn. Dữ liệu là một trong những phần quan trọng của quản trị doanh nghiệp. Điều đó có nghĩa là thành công và danh tiếng của bạn phụ thuộc vào cách bạn xử lý dữ liệu. Hy vọng rằng bài viết này đã giúp bạn tạo ra một chiến lược quản lý dữ liệu tại nơi làm việc hiệu quả.